Notas fiscais, contratos, relatórios e projetos acumulam papel, e o escritório fica sem espaço. Um box pode abrigar caixas de arquivo, mas papel pede cuidados: umidade, poeira e controle de quem entra e sai. Este guia reúne o que organizar e o que perguntar à unidade. São orientações gerais; valem as regras da unidade e do contrato. Não é orientação jurídica nem contábil: por quanto tempo guardar cada documento deve ser confirmado com o contador ou outro profissional.
Confirme se a unidade aceita documentos e uso comercial
Pergunte se a unidade aceita documentos e arquivo e, se for uma empresa, se o uso comercial é permitido. O guia Guardar estoque e material de trabalho trata desse ponto, e o guia O que pode e o que não pode guardar ajuda a montar a lista de perguntas. Peça as respostas por escrito.
Defina com o contador o que guardar
Antes de levar tudo, separe o que precisa ser mantido do que pode ser descartado. Os prazos de guarda de cada tipo de documento dependem da sua situação: confirme com o contador ou outro profissional antes de guardar ou descartar. Anote em cada caixa a data prevista para a revisão.
Padronize as caixas
Use caixas de arquivo resistentes e do mesmo tamanho, que facilitam o empilhamento, e não encha demais, para que nenhuma fique pesada para uma pessoa carregar. Etiquete cada caixa com número, conteúdo e período. Evite documentos soltos ou em sacos.
Faça um índice do arquivo
Monte uma planilha com o número da caixa, o conteúdo, o período e a data de entrada. Assim você acha um documento sem abrir várias caixas. Guarde uma cópia do índice fora do box e, se possível, uma cópia digital dos documentos mais importantes.
Pergunte sobre umidade, poeira e ventilação
Papel sofre com umidade e mofo. Pergunte em que andar fica o box, como a unidade cuida de umidade e ventilação e se permite estrados ou prateleiras. Se permitir, afaste as caixas do chão e das paredes. Confira o box de tempos em tempos.
Controle quem entra e sai
Pergunte quem pode acessar o box, como cadastrar pessoas autorizadas, se entradas e saídas são registradas e o que a unidade exige para liberar o acesso. Se houver dados pessoais de clientes ou funcionários, confirme com o contador ou outro profissional como esses documentos devem ser mantidos e quem pode acessá-los; não presuma que o box atende a essas exigências.
Pense na frequência de acesso
Arquivo antigo raramente é consultado, mas às vezes é preciso buscar uma caixa com urgência. Pergunte os dias e horários de acesso e se é preciso agendar, e deixe à frente as caixas que você mais consulta.
Estime o tamanho e compare as condições
Conte as caixas, meça uma delas e considere a altura interna do box para saber quantas dá para empilhar. As faixas do site são 1–2 m², 3–5 m², 6–10 m² e 15 m² ou mais; a página de tamanhos mostra exemplos, e o guia Tamanho do box de guarda-móveis explica como estimar. Pergunte também se há seguro e o que ele cobre. O guia 5 perguntas antes de contratar traz as perguntas sobre contrato e prazo, e em Cidades você compara endereço, telefone, horário e mapa das unidades.
Perguntas frequentes
Posso guardar documentos da empresa em um box?
Depende da unidade. Pergunte se ela aceita documentos e arquivo e se o uso comercial é permitido, e peça a resposta por escrito.
Por quanto tempo preciso guardar cada documento?
Depende do tipo de documento e da sua situação. Este guia não dá orientação jurídica nem contábil: confirme os prazos com o contador ou outro profissional antes de guardar ou descartar.
Como proteger o papel da umidade no box?
Use caixas de arquivo resistentes, afaste-as do chão e das paredes quando a unidade permitir e pergunte como ela cuida de umidade e ventilação. Confira o box de tempos em tempos.
Como saber quem acessa o box do arquivo?
Pergunte se a unidade registra entradas e saídas, quem pode ser cadastrado como autorizado e o que ela exige para liberar o acesso. Peça as regras por escrito.
Pedir opções
Prefere ajuda para começar? Use o botão «Pedir opções»: indique a cidade e a faixa de m², informe seu nome e e-mail, e a resposta chega pelo chat ou por e-mail.